【仕事力アップ】効果的なホウレンソウでできる人だと思われる6つのポイント

このサイトを御覧頂いている皆さんは、ビジネスや自己啓発に関心をお持ちであり、マインドや専門スキルは高い方々だと想像します。

それでも、何故か上司からの評価が思うように伸びない、ということはありませんでしょうか?

もしもそのような状況に当てはまっているのであれば、一つだけ試す価値のある試みがあります。

それは

ホウレンソウ

です。

報連相(ホウレンソウ)とは報告、連絡、相談を表す言葉であり、社会人になったら新人研修の一環として教わります。

報連相という言葉だけで

そんな社畜みたいなことをやってられるか

という風に嫌悪感を抱く方もいらっしゃると思いますが、私は、報連相は言われてから実践するようでは勿体ないと思っています。

中々伸びてくれない部下へのアドバイスとしても利用できると思いますので、ご参考にして頂けましたら幸いです。

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報連相はやれと言われてするからシラケる

人は不思議なもので、「やれ」と言われるとやりたくなくなります。
逆に、「やれ」と言われる前にやってしまえば意外に面白いものです。

そして、ホウレンソウほど先にやってしまうとお得なことはありません。

上司と言えども人間です。
今やっている仕事の経験値や能力は自分よりも高いのかもしれませんが、同じ人間です。

タイムリーに報告や相談をしてくれる部下に対しては、情が移ったり、親心を抱くようになるのも当然のことです。

また、心理学でいうところの単純接触の原理とも通じるものがあり、接点を増やすことにより無意識のうちに好感を持たれるという側面もあると思います。

特に打算や思惑がなくとも、単純にコミュニケーションを円滑するための手段としてホウレンソウは利用価値があるということです。

以降では、実際に報連相を行う上で私が有用だと実感するポイントをお伝えしたいと思います。

効果的なホウレンソウを行いデキると思われるためのポイント

ポイント① 定期的な報告は自己流のフォーマットを作る

毎日報告する方ならば尚更ですが、週に一度報告する場合でもフォーマットを作っておくことで自分も読み手(上司)も楽になります。

長文をダラダラと書く人がいらっしゃいますが、仕事における報告書としてはこれはマイナスです。
漏れもなく蛇足もなく、項目を押さえておく必要があります。

そのためには、あらかじめ報告すべき項目をシミュレーションした上で定型フォーマットを作っておくことが有効です。
必要に応じて定型フォーマットに加筆修正をすることで、自分の資産をブラッシュアップすることができます。

具体的には毎日以下の2点をメモするところから始めて、必要に応じて項目を加筆修正すれば良いでしょう

  1. 1日の30分単位でのタイムスケジュール
  2. 問題点等の特記事項

また、定期的な報告については報告の直前に書くのではなく、日々の業務の中で徐々に書き溜めておくことが重要です。

後で振り返ると忘れることが多いですし、新しく学習中の専門知識を報告する場合は、こまめに思い出すことで記憶の定着がよくなります。

難関資格の取得や転職後の習熟に使える忙しい社会人のための記憶術

ポイント② 主語を明確にする

先ほどの事実と推測の場合と同様に、主語が分からない文章も読んでいて混乱します。

特に、登場人物が3人以上いる場合の報告文書においてはニュアンスを読み取るのも手間がかかるので、動作の主体が分かるように主語も添えておくことが望ましいです。

ポイント③ 事実と推測を混同しない

上司が同じチーム/同じ現場で仕事をしている場合は表現の不備が多少あっても伝わりますが、そうでない場合は客観的に伝える必要があります。

ここで重要なのは、事実と仮説を混同しないということです。

例えば、

改善前

スケジュール通りに進んでいますが、今月は経験不足が理由で遅延しますので自分のタスクを減らします。

と事実と仮説を混同して報告すると上司は驚いてしまい、「何事か」と状況を更に聞いてくることになります。
これでコミュニケーションが1往復無駄になります。

報告側の時間も無駄となりますし、上司にとってはそれ以上に時間の無駄となります。

上記を以下のように変えたらどうなるでしょうか。

改善後

現状はスケジュール通りに進んでいます ←事実

今月は経験の浅い分野の作業が発生し、思い通りに進まない可能性があります  ←仮説

他のタスクを減らすか、有識者の協力を仰ぎたいと思います ←仮説

と報告すれば、上司は事実を正確に把握した上であなたの仮説に耳を傾けてくれます。

上司は自分より忙しい、ということを考えて行動するのが大人の思いやりがある行為です。
(ちなみに、思いやりとは、上の者が下の者に一方通行で与えるものではないと思うのです。)

自分が望むものは相手も望んでいる。逆も然りを肝に銘じ、自分に仮に部下や後輩が居て、彼/彼女から報告を受ける場合、をイメージして報告書を書きましょう。

ポイント④ 各報告の種類を分類してラベルをつけておく

改めて先程の改善例を見てみましょう。

改善前

現状はスケジュール通りに進んでいます。 ←事実

今月は経験の浅い分野の作業が発生し、思い通りに進まない可能性があります。 ←仮説

他のタスクを減らすか、有識者の協力を仰ぎたいと思います。 ←仮説

上記について、各項目がどのような種類でありどのような特性を持つのかをラベリングすることで、もう一段ブラッシュアップすることができます。

例えば、以下のような形で【状況】【懸念点】【考えられる対策】のようにすることで、前述の事実と仮説の区別もより一層明確になります。

改善後

【状況】
現状はスケジュール通りに進んでいます。 ←事実

【懸念点】
今月は経験の浅い分野の作業が発生し、思い通りに進まない可能性があります。 ←仮説

【考えられる対策】
他のタスクを減らすか、有識者の協力を仰ぎたいと思います。 ←仮説

文章だけではなく、口頭で報告する場合にも、

  • 状況については…
  • 懸念点としては…
  • 考えられる対策は…

のように、冒頭に枕詞としてラベルを使うことで、上司の頭にもすんなりと前提条件がイメージできますので、理解してもらいやすくなると思います。

ポイント⑤ 悪い報告は直ぐに行う

悪い報告はすぐに行いましょう。

上司は成功と失敗の経験も自分より多く積み重ねており、過去に同じような状況に直面したケースもあるかもしれません。

それゆえ、部下よりも視野が広く、持っている情報も多いため、効果的に対応策を打てます。
それどころか、発生した問題点ですら上司の想定の範囲内ということもあり得ます。

従って、自分で対応策を考え込む前にまず報告しましょう。

これによって、上司の責任にもなるため、上司・組織を巻き込めたことになります。
ここで理不尽な対応を取ってくる上司については、その理不尽さが愛の鞭なのか、ただブラックなだけなのかは注意して見ておき、今後ついていってもよいか判断する材料としましょう。

単なるブラック上司であれば環境を変えることも検討する必要があるでしょう。

尚、悪い報告の場合、それを解決するまでの道筋について自分なりの意見を添えることができれば、更に一段評価が高まります。
これについては難易度が高いので、慣れてくるまでは無理しないでいいでしょう。

それよりも報告が遅くならないことの方が重要です。
以上を心掛けて自分から報告をすることにより、自分のペースに持ち込むことが出来ます。

ポイント⑥ 良い報告も抜かりなく行うこと

逆に、良い報告も漏らさずにまずは上司に報告しましょう。

かのマネジメントの大家であるドラッカーは、成果を挙げる重要なコツとして

  • 上司に成果を挙げさせること
  • そのためには上司を不意打ちから守ること

と著書で述べています。

プロフェッショナルの原点
P.F.ドラッカー

例えば、良い報告を上司にせず、サプライズのつもりで皆が集まる会議で発表したとしても、周囲は上司が事態を把握する能力がない、とマイナスの評価をします。

良い報告も時と場合がずれると、図らずも自分が上司を不意打ちしたことになってしまいます。

上司が評価されなければ、その下にいる私達も評価されることはないでしょう。
まずは上司が評価される様に努めるのが自分が評価されるための近道です。

尚、良い報告を焦りすぎて勘違いで上司をぬか喜びさせることのない様に注意が必要です。

私は転職等で環境が新しく変わった場合には、このスタイルで報告することで、定時退社をしても「アイツはキチンとやっているやつ」と評価されております。

「報連相なんてありきたりだ」とシラケることなく、自分から先に手を打つことで自分のペースを確立できます。
どの様な概念やツール/メソッドであっても、結局は使い手次第で効果を高められるのですね。