仕事が出来るようになるパソコンのフォルダ管理

仕事で欠かすことのできないパソコンですが、日々私たちは仕事の成果として何らかのファイルを作成していると思います。

フォルダの整理が全くできていない場合はパフォーマンスに大きな影響を及ぼしますので、ファイルに関して整理術の考え方として利用してみましょう。

私は同僚に助言する際にパソコンを操作させて貰うことが多々あるのですが、仕事が遅い人・仕事の質の低い人ほど、デスクトップにファイルが散乱しています。

本人さえ、どのファイルが何なのか分からない状態になっており、まるで貧乏な人の部屋の中と同じ雰囲気が漂っています。
これでは、万一他人が見なければならなくなった時に、誰も何も把握することができません。

また、本人も、少し期間を置いて自分が見直す必要が出た場合には状況を思い出すのに時間を費やすことになります。
そもそも、時間をかけても思い出すことが出来ないかもしれません。

そのような状態に陥らないため、フォルダ構成を綺麗に作っておき、後で簡単に見返すことが出来るようにしたいものです。

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フォルダ作成のポイント

①業務フローの順番通りになるようにフォルダに番号を付ける

例えばシステムエンジニアの場合は設計、開発、テスト、という形で業務が進行して行きますので、フォルダ名を

  • 10.設計
  • 20.開発
  • 30.テスト

としておくことで、フォルダ名を業務フローの順に表示することができます。

また、経験を積んでくると、要件定義や提案から仕事を始めることもあるため、番号は必要に応じて柔軟に振り直せばよいと思います。

各工程の作業を進めていく際には、各フォルダの中に、必要に応じてサブフォルダを作れば良いです。

単純なことではありますが、最初の階層のフォルダを綺麗に分類することで、格段に後から辿る際の負担が減ることになります。

物事を困難にしているのは「最初の第一歩が踏み出しづらい」ことですので、資料に辿り付きやすくすることで、仕事も開始しやすくなります。

②成果物のフォルダとは別に雑記帳フォルダを用意しておく

先ほどの①で作成したフォルダは、各業務フローの工程での成果物を保管していくことになります。

成果物ではなくとも、参考資料となるものであれば、同じフォルダにサブフォルダを作って保存しておけば良いです。
しかしながら、中にはどの工程に入るか決め難い作業も存在すると思いますので、日々の作業用のフォルダも作ってしまえばよいのです。

例えば「99.日々の作業」というフォルダを作っておけば、①のフォルダと並べると

  • 10.設計
  • 20.開発
  • 30.テスト
  • 99.日々の作業

となり、見やすく、かつ、漏れを無く、記録を残すことが出来ます。

この際に、「99.日々の作業」フォルダの配下に作るサブフォルダには名称の先頭に日付と連番を付けておきましょう。
連番は、同じ日に複数の作業を行うことがあるため、つけておきます。

例えば、以下の様なフォルダ、サブフォルダの構成になる訳です。

  • 99.日々の作業
  •  20140701_1_○○の件について調査
  •  20140702_1_△△の確認作業
  •  20140702_2_××の調査用データ取得

上記の様にフォルダのセット(中身は空っぽで良いです)を作成しておけば、新しい顧客/プロジェクトごとに、雛形のフォルダ群をコピーして使いまわせます。

自分の過去の資産を活用できていることになり、理想的な状態です。

全体的にはこの様なフォルダイメージで日々の業務を進められれば、無駄な資料探しに割く時間を大幅に減らすことができます。

  • 業務用フォルダ
  • _雛形フォルダ
  •  10.設計
  •  20.開発
  •  30.テスト
  •  99.日々の作業
  • 顧客A社(または「プロジェクトA」)
  •  10.設計
  •  20.開発
  •  30.テスト
  •  99.日々の作業
  • 顧客B社(または「プロジェクトB」)
  •  10.設計
  •  20.開発
  •  30.テスト
  •  99.日々の作業

ここでは、「雛形フォルダ」の先頭に「_」等の記号を付けておくのがミソです。

「記号」は「かな」や「英数字」よりも前に表示されるため、雛形フォルダを常に先頭に表示することが出来ます。

見た目をスマートにすることで、仕事の効率や成果も連動して変わってきますので、是非試されてみてはいかがでしょうか。